Introducción
En muchas empresas, la fotocopiadora multifunción es “ese aparato” que imprime, escanea y saca copias… y al que nadie presta demasiada atención. El problema es que, en 2026, una multifunción es también un punto de entrada a información sensible: contratos, nóminas, datos médicos, datos de clientes, presupuestos, facturas, documentos internos.
Si tu empresa trabaja con datos personales (y prácticamente todas lo hacen), la seguridad documental ya no es opcional. Y aquí es donde entran dos conceptos clave: buenas prácticas de seguridad y cumplimiento RGPD.
En esta guía vas a encontrar:
- Los riesgos más habituales (y los más ignorados).
- Qué medidas suelen marcar la diferencia.
- Un checklist práctico para revisar tu oficina en menos de 15 minutos.
- Recomendaciones para oficinas híbridas y equipos conectados.
Por qué una multifunción puede ser un “agujero de seguridad” sin que lo sepas
Las multifuncionales modernas:
- Están conectadas a red.
- Guardan trabajos en cola.
- Tienen disco interno o memoria.
- Permiten escanear a correo, carpetas, nube.
- Se integran con usuarios, PIN, tarjetas, etc.
Eso significa que, si no se configura bien, pueden ocurrir cosas tan simples como:
- Un trabajador imprime nóminas y alguien las recoge “sin querer”.
- Se escanea un contrato a un correo equivocado.
- Un equipo externo entra por red a la multifunción.
- Se deja documentación en bandejas comunes durante horas.
- Se pierden datos al cambiar de equipo sin borrar correctamente.
Y muchas veces esto pasa sin mala intención: pasa por rutina y falta de protocolos.
Qué pide el RGPD, dicho sin tecnicismos
El RGPD no te exige “tener la impresora más cara”, pero sí te exige:
- Proteger los datos personales.
- Minimizar accesos no autorizados.
- Controlar quién accede y cuándo.
- Evitar fugas por descuidos.
- Poder demostrar que tienes medidas razonables (responsabilidad proactiva).
Traducido a oficina: si imprimes o escaneas datos personales, necesitas control y trazabilidad básica.
Riesgos típicos en impresión y escaneo en oficinas
1) Documentos “abandonados” en bandejas
Esto es el clásico. Y es más grave de lo que parece: basta un documento con nombre + DNI + dirección para que tengas un problema.
2) Escaneo a correo sin control
Escanear a correo es cómodo… pero es una puerta abierta si:
- Cualquiera puede escanear a cualquier email.
- No hay autenticación.
- No hay confirmaciones o listas seguras.
3) Acceso sin credenciales
Si cualquiera puede imprimir/escaneo sin identificarse:
- No hay trazabilidad.
- No puedes demostrar control.
- No puedes limitar permisos por departamento.
4) Equipos antiguos o sin parches
En red corporativa, un dispositivo sin actualizar es un riesgo real. Y una multifunción lo es: firmware, protocolos, configuraciones antiguas.
Medidas que más reducen riesgos
Aquí va una tabla rápida (muy útil para el lector y para decisión):
| Medida | Qué evita | Dificultad | Impacto |
|---|---|---|---|
| Impresión segura (pull printing) | documentos “olvidados” | Media | Muy alto |
| Autenticación (PIN/tarjeta/usuario) | uso no autorizado | Media | Muy alto |
| Restricciones de escaneo | envío erróneo de datos | Media | Alto |
| Cifrado y protocolos seguros | accesos externos | Media/Alta | Alto |
| Borrado seguro / gestión de disco | fuga al renovar equipo | Media | Alto |
| Auditoría y logs | falta de trazabilidad | Media | Alto |
Checklist práctico 2026: revisa tu oficina en 15 minutos
Te recomiendo hacer este checklist con alguien de IT o con el proveedor de impresión. Marca “sí/no” y verás rápido dónde estás.
A) Impresión
- ¿Usáis impresión segura (se libera en máquina con PIN o tarjeta)?
- ¿La impresora está configurada para retener trabajos hasta autenticación?
- ¿Se limita la impresión de documentos sensibles a ciertos usuarios/departamentos?
- ¿Hay una norma interna de “recogida inmediata”?
B) Escaneo y envío
- ¿Para escanear hay que autenticarse?
- ¿El escaneo a email está restringido (lista de dominios / direcciones permitidas)?
- ¿Se usa escaneo a carpeta segura con permisos?
- ¿El OCR se hace en entorno controlado (no “apps raras” o servicios sin garantías)?
C) Acceso, usuarios y trazabilidad
- ¿Cada usuario tiene su acceso (no “usuario genérico”)?
- ¿Existen logs de impresión/escaneo por usuario?
- ¿Se pueden generar informes de uso/costes por departamento?
D) Red y configuración técnica
- ¿La multifunción usa protocolos seguros y está segmentada en red?
- ¿Se actualiza firmware periódicamente?
- ¿Se han desactivado servicios innecesarios?
E) Renovación y fin de vida del equipo
- ¿Se hace borrado seguro del disco/memoria antes de retirar el equipo?
- ¿El proveedor certifica retirada o borrado (si aplica)?
- ¿Hay inventario de equipos con ubicación y responsable?
Si al revisar esto te han salido muchos “no”, no significa “estás fatal”; significa que hay margen muy claro de mejora.
Oficinas híbridas: el punto donde más se cometen errores
En un entorno híbrido, suelen pasar dos cosas:
- Se imprime menos, pero cuando se imprime, suele ser “importante”.
- Se escanea más a nube y correo (más riesgo si no se controla).
Recomendaciones muy prácticas:
- Centralizar escaneo en rutas seguras (carpetas con permisos, flujos documentales).
- Usar impresión segura SIEMPRE, aunque sea “solo para 20 personas”.
- Revisar políticas: quién puede imprimir qué, desde dónde, y cómo se registra.
Errores comunes que veo en empresas
- “Tenemos RGPD porque firmamos un papel con una asesoría” (no: también es operativo).
- “Nadie va a mirar esos papeles” (error: basta una visita, un proveedor, un despiste).
- “La impresora es solo impresora” (hoy es un equipo conectado con datos).
- “Escanear a Gmail es lo más rápido” (sí… y también lo más peligroso si no está controlado).
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Necesito impresión segura si somos pocos?
Si tratáis datos personales o documentos sensibles, sí es muy recomendable. En pymes suele ser de lo más rentable: reduce errores y sustos.
¿El escaneo a correo es “ilegal”?
No, pero debe configurarse con sentido: autenticación, restricciones, control de destinos, trazabilidad.
¿Cómo sé si mi multifunción guarda documentos?
Muchos equipos almacenan colas, cachés o tienen disco interno. Lo correcto es revisarlo con el proveedor y aplicar políticas de borrado.
¿Qué es lo primero que haríais si entráis a auditar una oficina?
Dos cosas: impresión segura + autenticación de usuarios. Son medidas de impacto inmediato.
La seguridad documental no es paranoia, es orden
Cuando una oficina implanta medidas simples (impresión segura, usuarios, trazabilidad y rutas de escaneo bien pensadas), ocurre algo curioso: además de seguridad, aparece orden, menos errores y menos tiempo perdido.
Si quieres, ENEA puede ayudarte a:
- Revisar tu situación actual.
- Proponer un plan de mejoras realista.
- Configurar impresión segura, control de usuarios y flujos de escaneo eficientes.